Интеграция Platrum с банками (кейс ТутоКруто)

Кейс ТУТОКРУТО: интеграция Platrum с банком

Сергей Русин
Сергей Русин

Как интеграция Platrum с банком помогла сократить время загрузки финансовых транзакций с 2-х часов до 2-х минут, освободив бухгалтера от рутинной работы, а руководитель стал получать оперативно все финансовые данные для управления компанией.

Клиент

Сеть детских интерактивных парков развлечений ТУТОКРУТО — это 3 000 квадратных метров настоящего удовольствия для всей семьи, объединяющая 3 площадки с разнообразными форматами развлечений.

Парк развлечений ТУТОКРУТО это:

  • Интерактивная пещера, где оживают рисунки, раскрашивают гигантскую раскраску и играют в разнообразные игры
  • Три вида лабиринтов с пушечным фортом
  • Батутная арена, где можно весело и от души попрыгать на самых прыгучих батутах.
  • Веревочный парк — увлекательное путешествие для смелых и сильных.
  • Активити-аттракцион ниндзя-квест, карусели, каталки, качалки, аттракционы, мягкие модули и гигантские пазлы.
  • Семейное кафе + детское меню. Здесь перекусите вкуснейшими и полезными блюдами европейской кухни, а так же насладится десертами нашего шеф-кондитера и выпьете чашечку ароматного кофе, приготовленного профессиональными бариста.

Ежемесячно парк посещают 18 000 детей и взрослых.

Сайт: https://tutokruto.ru
ВКонтакте: https://vk.com/tutokrutoekb  

Задача

Для автоматизации бизнес — процессов, в системе управления компанией используется сервис Platrum (Платрум), позволяющий управлять имуществом компании, оптимизировать её структуру и менеджмент, контролировать качество оказания услуг и вести финансовый учёт. Именно в последнем аспекте и возникла проблема, с которой пришел клиент.

Блок «Финансы» позволяет руководству компании взять все финансовые расходы компании под контроль и зарабатывать больше. Для этого в систему добавляются доходы, расходы и перемещения денег между счетами и кассами. Создаваемый в пару кликов P&L отчет дает возможность контролировать движение денежных средств организации. А руководитель может наглядно следить за реальным финансовым результатом организации в режиме онлайн.

Чтобы все это работало, необходимо обеспечить загрузку данных о движении денежных средств в Платрум. Стандартный функционал Платрум предполагает два вариант загрузки:

  • Ручной ввод каждой транзакции.
  • Импорт через заранее подготовленный файл в формате csv.

В первом случае процесс выглядит следующим образом: выгружаются выписки из банка, затем каждая финансовая операция вручную вводиться в Platrum через специальную форму. Данный способ прост в исполнении и не требует каких-то специальных навыков, только внимательность. Но если нужно вводить большое количество транзакций, то это занимает много времени. К тому же при монотонной работе растет вероятность допустить ошибку, что приводит к необходимости проверки уже сделанной работы и повторно вводить (исправлять) данные.

Во втором случае: выгружаются выписки из банка, готовиться на их основе таблица в Excel, полученный файл преобразовывается в формат csv, далее загружается в Platrum через специальный интерфейс. С точки зрения времени сама загрузка занимает меньше времени. Но подготовка нужного файла для импорта съедает всю выгоду. И даже если банк предоставляет возможность выгрузить выписки в формате Excel, то ее приходиться приводить к требуемой форме. К тому же в этом случае требуются дополнительные навыки работы с таблицами и сохранении их в нужном формате.

Второй способ клиенту не подходил, т.к. требовал специальных знаний при подготовке файла для импорта, а по временным затратам занимал столько же времени как и первый. Поэтому в компании использовался первый способ.

Понятно, что бухгалтер был не очень рад такой дополнительной нагрузке, ведь ни кто не отменял работу в рамках прочих обязанностей. Руководству же критически важно было ежедневно иметь перед глазами актуальные отчеты для принятия правильных управленческих решений.

Ситуация осложнялась еще тем, что у клиента 3 юридических лица и 10 расчетных счетов в разных банках, по которым есть ежедневное движение. Вся процедура ручной загрузки занимал до 2-х часов в день.

Поставленная задача звучала так: необходимо найти решение, которое бы позволило ежедневно оперативно загружать данные по движению денежных средств по банковским счетам и при этом освободить бухгалтера от монотонной рутинной работы, отнимающей время от выполнения основных обязанностей.

Результат

В результате реализации проекта:

  • настроили автоматическую загрузку транзакций банковских выписок 3-х юридических лиц в Platrum (Платрум);
  • настроили интеграцию Platrum (Платрум) с банками. В рамках проекта было подключено 10 расчетных счетов в банках (СБЕР, ВТБ, АТБ, УБРИР);
  • сократили время загрузки данных с 2-х часов в день до 2-х минут в день;

Сложно оценить в денежном эквиваленте то улучшение рабочего настроя в коллективе, которое неизбежно следует после передачи нудной и однообразной работы от человека — роботу. В работе экономистов и бухгалтеров хватает более ответственных задач, по сравнению с ручным “вбиванием платёжек”.

Но есть и вполне измеримый результат — отпала необходимость в дополнительном персонале, а это без малого 360 000 руб. в год (средняя зарплата бухгалтера на первичку по данным на 2022 год – 30 000 руб./месяц).

Решение

В качестве необходимого апгрейда к интеграции с сервиса Platrum (Платрум) с банками, мы разработали модуль BRP для автоматизации ввода транзакций, который позволяет:

  • обрабатывать банковские выписки любых банков РФ;
  • работать с любым числом юридических лиц;
  • работать с любым числом банковских счетов;
  • автоматически распознавать данные платёжных поручений и заносить их в нужную «кассу»;
  • проверять наличие контрагента в базе данных, и при его отсутствии в ней, добавляет новые данные в реестр;
  • легко устанавливается на компьютер ответственного сотрудника;
  • для контроля ошибок модуль BRP создает итоговый файл в формате Excel со всеми распознанными транзакциями и их статусами, что позволяет быстро провести сверку и обнаружить ошибки;

Всё что необходимо сотруднику бухгалтерии — перенести выписку в рабочую папку. Дальнейшей систематизацией транзакции занимается робот, а выполнение процесса можно проконтролировать в итоговой папке.

Отзывы

Сергей Русин, руководитель проекта:

«Проект был сложен тем, что стояла задача настроить интеграцию Platrum (Платрум) с несколькими банками и несколькими юридическими лицами. Но с другой стороны этим же самим он был и интересен. В процессе пришлось значительно пересобрать логику работы модуля BRP чтобы решить поставленную задачу».

Светлана Ермакова, бухгалтер ТУТОКРУТО:

«Очень радует, что удалось избавиться от ручного труда. Загружаю выписки за 2 минутки, вот прямо песенка. Молодцы ребятки, хорошо что все сделали».

Если ваши бизнес — процессы завязаны на платформу Platrum, а бухгалтерия испытывает стресс из-за обилия монотонного ручного труда по обработке платёжных документов, настало время попробовать модуль BRP от компании INTRASET. Обращайтесь к нам прямо сейчас и откройте для себя новый уровень организации работы финансистов, за счёт внедрения роботизированных алгоритмов интеграции Platrum (Платрум) с банками.

Поделиться с друзьями
Scroll to Top