Для автоматизации бизнес — процессов, в системе управления нашей компанией используется сервис Platrum (Платрум), позволяющий управлять имуществом компании, оптимизировать её структуру и менеджмент, контролировать качество оказания услуг и вести финансовый учёт. Именно про последний и поговорим сегодня.
Блок «Финансы» позволяет взять все финансовые расходы компании под контроль. Для этого в систему добавляются доходы, расходы и перемещения денег между счетами и кассами. Создаваемый в пару кликов P&L отчет дает возможность контролировать движение денежных средств организации. В результате, я как руководитель могу наглядно следить за реальным финансовым результатом организации в режиме онлайн на ежедневной основе.
Чтобы все это работало, необходимо обеспечить загрузку данных о движении денег из банка в Платрум.
3 способа загрузить данные
- Ручной ввод каждой транзакции.
- Импорт через заранее подготовленный файл в формате csv.
- Плагин «Банковские выписки»
Рассмотрим каждый из способов:
Ручной ввод
В этом случае каждая финансовая операция вручную вводиться в Platrum через специальную форму.
Данный способ прост в исполнении и не требует каких-то специальных навыков, только внимательность. Но если нужно вводить большое количество транзакций, то это занимает много времени. К тому же при монотонной работе растет вероятность допустить ошибку, что приводит к необходимости проверки уже сделанной работы и повторно вводить (исправлять) данные.
Импорт
В этом случае готовиться таблица в Excel, полученный файл преобразовывается в формат csv, далее загружается в Platrum через специальный интерфейс.
С точки зрения времени сама загрузка занимает меньше времени. Но подготовка нужного файла для импорта съедает всю выгоду. И даже если банк предоставляет возможность выгрузить выписки в формате Excel, то ее приходиться приводить к требуемой форме. К тому же в этом случае требуются дополнительные навыки работы с таблицами и сохранении их в нужном формате.
Плагин «Банковские выписки»
Данный плагин устанавливается в сервис Platrum. После установки в разделе финансы, появляет дополнительная вкладка «Банковские выписки». С помощью плагина можно подгружать данные с неограниченного количества расчетных счетов из различных банков РФ (лично мы подгружаем данные с 5 разных счетов в банках Точка, Сбер, Бланк).
Работа плагина основана на загрузке стандартных банковских выписок в формате .txt, их обработке и загрузке финансовых транзакций в соответсвующие разделы в Platrum.
После загрузки файла, открывается окно предварительного просмотра, распознаных финансовых транзакций. В данном окное отображается вся инфомрация по загружаемой транзакции (тип, дата, сумма, платильщик, получатель, ИНН, расчетный счет, назначение платежа, касса в Платрум). Также выводиться результат распознования. Статус ВЫПОЛНЕНО означает, что транзакция распознана корректно и будет загружена. Статус ОШИБКА означает, что транзакция не распознана и будет выведен комментарий к ошибке.
Также в режиме предварительного просмотра доступно редактирование и удаление транзакций. Режим редактирование обладате разным набором возможностей для тразнакций дохода/перемещения и расхода.
Для транзакций дохода/перемещения можно выбрать категорию транзакции указанной в настройках Platrum. Для удобства пользователя возможен поиск по вводимому названию, а также отображение с сохранение иерархии, согласно настройкам.
Для транзаций расхода, кроме возможности выбрать нужную категорию, доступны дополнительные возможности: можно выбрать согласованные заявки из блока Финансы и Платежного календаря, на основании которых произведен платеж.
После окончания настройки, производится загрузка транзаций в систему. Об успешном завершении операции говорит надпись «Данные загрузились».
В результате все транзакции будут загружены в систему Platrum, а заявки из Финплана и Платежного календаря автоматически перейдут в статус «оплачено».
Данный способ значительно упрощает работу с большим числом транзакций, согращается время на их загрузку, а также автоматизирует работу с заявками Финплана и Платежного календаря.
