Как рассчитать план продаж?

Начиная работу со своими клиентами, я часто задаю вопрос: Как Вы рассчитываете план продаж?

В лучшем случае, что я слышу: «Мы стараемся выйти на максимально возможный уровень дохода». В худшем случае: «Рассчитываем интуитивно или от возможностей менеджеров…».

И в том, и в другом случае – неверно! Такой подход не приведет Вас к достижению цели. А Вы, наверняка, хотите открыть новую торговую точку, или закупить новое оборудование чтобы освоить новую продукцию, или увеличить объёмы производства и т.д.

Для всего этого необходимо четко знать, сколько нужно денег. А у Вас кроме мечты ещё есть и реальность со своими расходами в виде заработной платы сотрудникам, оплаты электроэнергии, налогов, аренды и пр. План продаж должен быть таким, чтобы компания покрывала все свои расходы и приносила прибыль.

Типовые последствия неправильно рассчитанного плана продаж:

• Оборот есть, а денег на все цели не хватает;
• Бизнес выживает, а не развивается;
• Постоянно приходиться латать кассовые разрывы;
• Сотрудники не замотивированы и не берут на себя ответственность за финансы;
• Вы не видите реальный размер прибыли, а управленческие решения принимаете интуитивно.

Что делать?

Рассчитать план продаж, реализация которого будет покрывать все расходы и приносить прибыль.

Что вы получите:

1. Поймете сколько должна зарабатывать компания каждый месяц, чтобы расти, развиваться и достигать поставленных целей.
2. Рассчитаете KPI (метрики) для сотрудников отдела продаж, чтобы оценивать эффективность их работы.
3. Внедрите регулярный экономический анализ по ключевым показателям – вы будете еженедельно видеть реальное положение дел в компании.
4. Назначите конкретных должностных лиц, ответственных за выполнение показателей.
5. Сможете ежемесячно получать дивиденды, избавитесь от долгов и кредитов.

Как правильно рассчитать план продаж:

Исходные данные:

Рассмотрим на пример реального бизнеса:

Типография оперативной печати.

г.Санкт-Петербург.

Возраст бизнеса: 12 лет.

Численность сотрудников: 13 человек.

План продаж до момента расчета: 2 500 000,00 руб./мес.

Запрос от собственника звучал так:

«Заполняем все данные, разделяем по направлениям, вижу результат, собираю таблицу pnl, вижу прибыль, а по факту ее нет. Задача стоит глобальная, помочь разобраться как вести финменеджмент, чтобы цифры сходились с реальностью.»

Шаг 1 – Собираем исторические данные.

Сначала нужно сделать анализ доходов и расходов за последние 12 месяцев и оценить эти цифры в разрезе каждого вида затрат.

Выгружаем в Exсel данные по доходам и расходам за последние 12 месяцев из 1С (у вас может быть свою учетная программа).

Шаг 2 – Формируем фонды.

Однотипные расходы группируем. Такие группы будем называть «фондами». Подсчитываем сумму расходов по фондам за 12 месяцев, долю в общих расходах по каждому фонду и среднее значение расходов в месяц.

Шаг 3 – Распределяем фонды по категориям.

Делим все фактические расходы на 3 категории:

Расходы категории 1 – это расходы с выручки, без которых компания остановит свою деятельность. Например: поставщики, сырье, доставка, зарплата (% с выручки).

Расходы категории 2 – это расходы, не оплатив которые компания попадет в крупные неприятности. Например: налоги, ФОТ, кредиты, аренда, реклама и т.п.

Расходы категории 3 – это мелкие расходы, от которых можно отказаться и при этом компания никак не пострадает. Например: корпоративные расходы, подарки, содержание офиса и т.п.

Шаг 4 – Рассчитываем категорию 3.

Начинаем подсчитывать «уровень необходимого дохода» начиная с расходов категории 3.

1. Определяем сумму расходов исходя из средних расходов в месяц и планов на будущее. Т.е. мы смотрим сколько мы тратили в прошлом и сколько планируем (хотим) тратить в будущем. В таблицу заносим цифру с учетом корректировки на наши планы. Например: в прошлом году на «офисные нужды» мы тратили 11 358,33 руб./мес. В этом году хотим тратить 20 000,00 руб./мес. – эту цифру и заносим в таблицу для расчетов.
2. Считаем сумму всех расходов 3-ей категории
3. Определяем проценты каждого расхода от общей суммы.

Шаг 5 – Рассчитываем категорию 2.

Переходим к расчету расходов категории 2.

1. Определяем расходы в абсолютных сумма и в процентах. В зависимости от того, как нам удобнее читать и в каком виде они нам известны.
2. Считаем все известные суммы и прибавляем «сумму категории 3».
3. Определяем сумму процентов всех расходов.
4. Имея общую сумму расходов в абсолютной величине и в процентах, рассчитываем сумму необходимой маржи.

Шаг 6 – Рассчитываем категорию 1.

Переходим к расчету расходов категории 1.

Обычно расходы категории 1 известны нам в процентах. Для расчета плана продаж советую всегда их немного завышать или округлять в большую сторону, чтобы был запас. Например, если «расходы на поставщиков» были 28%, то запланировать 30%.

Шаг 7 – Определяем План продаж или Уровень необходимого дохода.

«Сумма 1» = «Уровень необходимого дохода» для вашей компании, что и будет планом продаж в месяц. Данные показатель советую округлить. Для нашего примера: 4 000 000,00 руб./мес.

Выводы:

Если вернуться к описанию проблемы, которая заставила клиента обратиться за услугой расчета плана продаж, то можем увидеть следующее:

• необходимый план и установленный отличались в 2 раза. Это приводило к тому, что руководитель не «видел физических денег, а прибыль существовала только в отчетах бухгалтера»;
• компания не росла, т.к. в план продаж не были заложены необходимые средства на развитие;
• собственник не получал регулярно дивидендов, что приводило к депрессии и ощущению «загнанной лошади»;
• сотрудники не были замотивированы делать больше, т.к. собственник не мог донести «почему именно такую сумму надо зарабатывать».

Попробуйте рассчитать план продаж для своей компании и поделитесь результатами в комментариях.

P.S. Для чего нужно рассчитывать «долю в расходах»? Данный показатель необходим для составления «Модели распределения денег в компании», но об этом расскажу в другой статье.