Как интеграция Platrum с банком помогла сократить время загрузки финансовых транзакций с 2-х часов до 2-х минут, освободив бухгалтера от рутинной работы, а руководитель стал получать оперативно все финансовые данные для управления компанией.
Клиент
Сеть детских интерактивных парков развлечений ТУТОКРУТО — это 3 000 квадратных метров настоящего удовольствия для всей семьи, объединяющая 3 площадки с разнообразными форматами развлечений.
Парк развлечений ТУТОКРУТО это:
- Интерактивная пещера, где оживают рисунки, раскрашивают гигантскую раскраску и играют в разнообразные игры
- Три вида лабиринтов с пушечным фортом
- Батутная арена, где можно весело и от души попрыгать на самых прыгучих батутах.
- Веревочный парк — увлекательное путешествие для смелых и сильных.
- Активити-аттракцион ниндзя-квест, карусели, каталки, качалки, аттракционы, мягкие модули и гигантские пазлы.
- Семейное кафе + детское меню. Здесь перекусите вкуснейшими и полезными блюдами европейской кухни, а так же насладится десертами нашего шеф-кондитера и выпьете чашечку ароматного кофе, приготовленного профессиональными бариста.
Ежемесячно парк посещают 18 000 детей и взрослых.
Сайт: https://tutokruto.ru
ВКонтакте: https://vk.com/tutokrutoekb
Задача
Для автоматизации бизнес — процессов, в системе управления компанией используется сервис Platrum (Платрум), позволяющий управлять имуществом компании, оптимизировать её структуру и менеджмент, контролировать качество оказания услуг и вести финансовый учёт. Именно в последнем аспекте и возникла проблема, с которой пришел клиент.
Блок «Финансы» позволяет руководству компании взять все финансовые расходы компании под контроль и зарабатывать больше. Для этого в систему добавляются доходы, расходы и перемещения денег между счетами и кассами. Создаваемый в пару кликов P&L отчет дает возможность контролировать движение денежных средств организации. А руководитель может наглядно следить за реальным финансовым результатом организации в режиме онлайн.
Чтобы все это работало, необходимо обеспечить загрузку данных о движении денежных средств в Платрум. Стандартный функционал Платрум предполагает два вариант загрузки:
- Ручной ввод каждой транзакции.
- Импорт через заранее подготовленный файл в формате csv.
В первом случае процесс выглядит следующим образом: выгружаются выписки из банка, затем каждая финансовая операция вручную вводиться в Platrum через специальную форму. Данный способ прост в исполнении и не требует каких-то специальных навыков, только внимательность. Но если нужно вводить большое количество транзакций, то это занимает много времени. К тому же при монотонной работе растет вероятность допустить ошибку, что приводит к необходимости проверки уже сделанной работы и повторно вводить (исправлять) данные.
Во втором случае: выгружаются выписки из банка, готовиться на их основе таблица в Excel, полученный файл преобразовывается в формат csv, далее загружается в Platrum через специальный интерфейс. С точки зрения времени сама загрузка занимает меньше времени. Но подготовка нужного файла для импорта съедает всю выгоду. И даже если банк предоставляет возможность выгрузить выписки в формате Excel, то ее приходиться приводить к требуемой форме. К тому же в этом случае требуются дополнительные навыки работы с таблицами и сохранении их в нужном формате.
Второй способ клиенту не подходил, т.к. требовал специальных знаний при подготовке файла для импорта, а по временным затратам занимал столько же времени как и первый. Поэтому в компании использовался первый способ.
Понятно, что бухгалтер был не очень рад такой дополнительной нагрузке, ведь ни кто не отменял работу в рамках прочих обязанностей. Руководству же критически важно было ежедневно иметь перед глазами актуальные отчеты для принятия правильных управленческих решений.
Ситуация осложнялась еще тем, что у клиента 3 юридических лица и 10 расчетных счетов в разных банках, по которым есть ежедневное движение. Вся процедура ручной загрузки занимал до 2-х часов в день.
Поставленная задача звучала так: необходимо найти решение, которое бы позволило ежедневно оперативно загружать данные по движению денежных средств по банковским счетам и при этом освободить бухгалтера от монотонной рутинной работы, отнимающей время от выполнения основных обязанностей.
Результат
В результате реализации проекта:
- настроили автоматическую загрузку транзакций банковских выписок 3-х юридических лиц в Platrum (Платрум);
- настроили интеграцию Platrum (Платрум) с банками. В рамках проекта было подключено 10 расчетных счетов в банках (СБЕР, ВТБ, АТБ, УБРИР);
- сократили время загрузки данных с 2-х часов в день до 2-х минут в день;
Сложно оценить в денежном эквиваленте то улучшение рабочего настроя в коллективе, которое неизбежно следует после передачи нудной и однообразной работы от человека — роботу. В работе экономистов и бухгалтеров хватает более ответственных задач, по сравнению с ручным “вбиванием платёжек”.
Но есть и вполне измеримый результат — отпала необходимость в дополнительном персонале, а это без малого 360 000 руб. в год (средняя зарплата бухгалтера на первичку по данным на 2022 год – 30 000 руб./месяц).
Решение
В качестве необходимого апгрейда к интеграции с сервиса Platrum (Платрум) с банками, мы разработали модуль BRP для автоматизации ввода транзакций, который позволяет:
- обрабатывать банковские выписки любых банков РФ;
- работать с любым числом юридических лиц;
- работать с любым числом банковских счетов;
- автоматически распознавать данные платёжных поручений и заносить их в нужную «кассу»;
- проверять наличие контрагента в базе данных, и при его отсутствии в ней, добавляет новые данные в реестр;
- легко устанавливается на компьютер ответственного сотрудника;
- для контроля ошибок модуль BRP создает итоговый файл в формате Excel со всеми распознанными транзакциями и их статусами, что позволяет быстро провести сверку и обнаружить ошибки;
Всё что необходимо сотруднику бухгалтерии — перенести выписку в рабочую папку. Дальнейшей систематизацией транзакции занимается робот, а выполнение процесса можно проконтролировать в итоговой папке.
Отзывы
Сергей Русин, руководитель проекта:
«Проект был сложен тем, что стояла задача настроить интеграцию Platrum (Платрум) с несколькими банками и несколькими юридическими лицами. Но с другой стороны этим же самим он был и интересен. В процессе пришлось значительно пересобрать логику работы модуля BRP чтобы решить поставленную задачу».
Светлана Ермакова, бухгалтер ТУТОКРУТО:
«Очень радует, что удалось избавиться от ручного труда. Загружаю выписки за 2 минутки, вот прямо песенка. Молодцы ребятки, хорошо что все сделали».
Если ваши бизнес — процессы завязаны на платформу Platrum, а бухгалтерия испытывает стресс из-за обилия монотонного ручного труда по обработке платёжных документов, настало время попробовать модуль BRP от компании INTRASET. Обращайтесь к нам прямо сейчас и откройте для себя новый уровень организации работы финансистов, за счёт внедрения роботизированных алгоритмов интеграции Platrum (Платрум) с банками.
